Bestyrelsesmøde 8. januar 2019

Bestyrelsesmøde den 8. januar 2019 kl. 19:00-21:00 – Referat

Til stede: Ea Riccio, Helle Houmann, Charlotte Sørensen, Jimmy Singerholm, Anni Olsen (referent), Mette Bruun Pedersen
Fraværende: Steen Bech, Michael Kringelhede, René Bergqvist

Dagsorden:
1. Hilse på vores Fællesskaber, Mette Bruun Pedersen
2. Mere detaljeret arbejdsfordeling
3. Information og kommunikation internt
4. Bosætning
5. Lokalforum Regstrups rolle
6. Møder
7. Opsamling af møde med politikere den 7. januar
8. Ansøgning om tilskud til Flagalle i Kvanløse
9. Eventuelt

Referat:

1. Hilse på vores Fællesskaber, Mette Bruun Pedersen:
Mette er Fællesskaber for Regstrup- og Kundby-områderne. Hendes kærneområde er Vækst og Bæredygtighed, hvor hun beskæftiger sig med ejendomme, primært inden for ældreområdet. 75% af arbejdstiden bruges på kærneområdet, 25% som Fællesskaber, hvor rolle er at være kontakt mellem borgere og lokalfora på den ene side og administration og politikere på den anden side. Skønt der er mest kommunikation indad mod kommunen, benyttes Fællesskaberen også, når kommunen har behov for at finde de rette kontakter blandt borgere og foreninger. Borgere kan henvende sig direkte til Mette, det er ikke nødvendigt at involvere Lokalforum. Fællesskaberne har adgang til en værkstøjskasse i form af foredrag og kurser, bl.a. om fundraising og rekruttering af frivillige.

Mette vi så vidt muligt deltage i alle Lokalforums møder.

Mette orienterede om en række puljer, hvorfra der kan søges midler, og henviste til Kultur og Fritid på Holbæk Kommunes hjemmeside:

  • Frivillighedspulje, hvert område kan søge op til 75.000 kr.
  • Projektudvalget for Udvikling af Lokalområder (PULO) har 4 mio kr. til rådighed.
  • LAG-midler (Den Europæiske Landbrugsfond for Udvikling af Landdistrikterne)

Det blev aftalt, at muligheden for at søge diverse puljer skal drøftes på hvert enkelt bestyrelsesmøde.

Endelig orienterede Mette om SKVULP festivalen 7.-8. juni 2019, hvor det er et ønske, at Lokalområderne præsenterer sig selv. SKVULP deltager på Lokalforums offentlige møde den 30. januar, så detaljeret drøftelse af vores mulige deltagelse blev henvist til næste bestyrelsesmøde den 13. marts.

2. Mere detaljeret arbejdsfordeling
Blev ikke drøftet yderligere, da flere var fraværende, og den overordnede arbejdsfordeling er fastlagt.

3. Information og kommunikation internt
Der havde været lidt misforståelser internt i bestyrelsen omkring kommunikation, så flg. blev besluttet:

  • Dagsorden skal udsendes fra formanden senest en uge før mødet. Helle fremsender skabelon. Hvis der er ændringer eller tilføjelser til dagsordenen, skal dette være skrevet formanden inden 3 dage efter modtagelsen af dagsordenen. Hastepunkter, f.eks. ansøgninger om mindre beløb til brug inden næste bestyrelsesmøde, kan undtagelsesvis behandles under Eventuelt.
  • Referater skal godkendes, enten ved oplæsning i slutningen af mødet eller ved udsendelse til deltagerne pr. mail, før de lægges på hjemmesiden. Ved udsendelse skal frist for kommentarer være max. 2 dage.
  • På hjemmesiden skal det fremgå tydeligt, at der er tale om et referat.
  • Ved kommunikation pr. mail skal der altid benyttes ”svar til alle”.
  • Ea undersøger, om der kan etableres en lukket sektion på hjemmesiden, som kun bestyrelsen har adgang til.
  • Bestyrelsesmøder er offentlige, og alle er velkomne til at deltage i / lytte til vore møder. Referater er offentlige, med mindre andet er besluttet.

4. Bosætning
Bosætning er på dagsordenen til mødet den 30. januar. Helle havde udarbejdet materiale og drøftet med Steen, men da Steen var fraværende var status ukendt. Helle undersøger og sørger for, at materialet kommer ud/”hypes”, så feedback fra borgere kan bruges på mødet den 30. januar.

5. Lokalforum Regstrups rolle
Ea understregede, at når vi er i Lokalforum, er vi upartiske. Det er diverse grupper, som skal arbejde med Kommunen. Med grupper menes i udgangspunktet enhver eksisterende gruppering i lokalområdet, uanset om denne har et formelt samarbejde med Lokalforum eller ej. Eksempler:

  • Spejdere
  • Brugerrådet for Jernløsehallen
  • Gruppen, som arbejder med cykelsti til Megacenteret
  • Åvang aktivcenter
  • Kvanløse beboerforening
  • Møllelauget

Ea gjorde specifikt opmærksom på, at Lokalforum Regstrup kan have en holdning til erhvervsområde, men ikke til biogas, da vi skal være lokalforum for hele området, også landbruget. Anni tilkendegav, at dette for hende var en helt ny vinkel, som ikke var udtrykt før.

6. Møder
Offentligt møde den 30. januar:
Der er booket lokale på Sdr. Jernløse Lilleskole. Der er plads til ca. 100 deltagere. Vi mødes på skolen kl. 18:30. Mødet starter kl. 19:00.
Servering vil være øl, sodavand og kildevand.

Dagsorden for mødet:

  • Introduktion og præsentation af bestyrelsen (EA + hver enkelt præsenterer sig selv kort)
  • Valg af dirigent (Ea)
  • Mette præsenterer sig selv og Fællesskaberens rolle
  • SKVULP præsenteres (Susanne Knudsen)
  • Michael fortæller om motorvejen og planen om at lave et arrangement før åbning.
  • Bestyrelsen for Nr. Jernløse-hallen fortæller om arbejdet med og status på overtagelse af hallen
  • Pause
  • Bosætning
  • Afrunding (Dirigent/Ea)

Aktiviteter før mødet:

  • Ea aftaler indbydelse med Steen / Michael. Indbydelsen skal lægges på infoskærm, hjemmeside og facebookside. Desuden udarbejdes 5-10 flyers, som placeres spredt i området.
  • Charlotte aftaler med Dagligbrugsen at vi kan returnere det, vi ikke bruger, og opretter konto, hvis det er hensigtsmæssigt.
  • Mette undersøger, om der er en ny åbningsdag for motorvejen.
  • Helle og Steen håndterer kommunikation og feedback vedr. bosætning
  • Charlotte inviterer bestyrelsen for Nr. Jernløse-hallen
  • Ea aftaler orienterer Susanne Knudsen
  • Ea inviterer politikere til generel deltagelse samt dirigent
  • Ea inviterer Lars Quist og Søren Korsholm eller Jacob Bonde Pollmann til at deltage aktivt i punktet om bosætning
  • Ea forbereder detaljer om bosætning

Øvrige møder:

  • På næste offentlige møde vil Jimmy fortælle om Grønne Hjerte. Jimmy forventer, at shelters er klar til den tid.
  • Mette forslog at sætte Åvang på dagsordenen næste gang.
  • Charlotte foreslog, at vi på et af de næste bestyrelsesmøder gennemgår regnskabet fra de seneste år. Hensigten er at give de nye bestyrelsesmedlemmer større viden om, hvad der bruges penge på.
  • Anni deltager ikke i næste bestyrelsesmøde (13. marts).

7. Opsamling af møde med politikere den 7. januar
De tilstedeværende deltagere var enige om, at det havde været et godt møde, som hele vejen igennem blev afviklet i en god tone. Særskilt referat er udarbejdet.

8. Ansøgning om tilskud til Flagalle i Kvanløse
Der blev bevilget 2.500 kr.

9. Eventuelt
Ansøgning om tilskud fra Krolfklubben på Åvang
Der blev bevilget 400 kr. til en årsmesterskabskølle.

Foreningsdag:
Det har vist sig at være op ad bakke at skaffe frivillige til at deltage i dette arrangement, og bestyrelsen gav opbakning til at droppe det, hvis situationen ikke ændres. Det blev dog besluttet, at Charlotte og Jimmy forinden skulle deltage i Holbæk Kommunes kursus den 19. februar ”Rekruttering for foreninger via sociale medier” og efterfølgende teste metoden ved endnu en gang at forsøge at skaffe frivillige til foreningsdagen.

(Referent Anni Olsen)

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret.